Denne artikel er baseret på et kommercielt samarbejde og artiklen er betalt for af den eller de virksomheder, der linkes til.

Der eksisterer en stærk mødekultur på tværs af hele det danske erhvervsliv. For mange virksomheder kan der dog være en følelse af at spilde penge på møder, fordi de ikke er effektive. I denne type virksomhed mangler der ofte resultater, fordi møderne aldrig rigtig slutter, og der ikke bliver fulgt op.

Men møderne skal man jo have, for det plejer man jo. Sådan synes mange at tænke og derfor er det vigtigt at få mere effektive møder.

Møder er dyre få det bedste ud af dem

Det er vigtigt at holde sine møder korte og effektive, ikke mindst fordi møder er dyre.

Tænk bare på et helt almindeligt møde, der er afsat til at vare en time. Mødet har fire mennesker inviteret og er presset ind på en travl hverdag. Allerede ved at afsætte en time skal der nu bruges fire gange løn plus løn fra den tid, som de deltagende forhåbentlig har brugt på at forberede sig.

Til mødet viser det sig, at den hurtigt sammensatte dagsorden ikke var fyldestgørende nok, og mødet trækker derfor ud. Desuden var en af de inviterede personer slet ikke nødvendig at have med, hvorfor også denne persons tid og løn er fuldkommen spildt. Hvad endnu værre er, så blev der muligvis ikke fundet nogle konkrete løsninger, og der skal derfor et opfølgende møde til. På den måde får man lynhurtigt brugt en masse penge, der kunne være anvendt meget bedre.

Gør møderne mere effektive

Når man holder møder, er det vigtigt at i har styr på jeres dagsorden og at den dagsorden er sammensat i god tid. Mødet skal ikke bære præg af hastværk, og det er vigtigt, at man når frem til drøftelser og beslutninger over de ting, der er på dagsorden. Af samme årsag er det vigtigt, at folk har haft tid til at sætte sig ind i punkterne, og ikke har modtaget en mødeindkaldelse blot en dag eller to forinden.

Når vi skal afholde mødet, så skal det startes til tiden. Det kan godt være, der er nogle som er forsinket, men overvej hvor mange ressourcer i alle sammen spilder ved at vente på disse. Der skal i stedet etableres en stærk mødekultur, så folk forstår tidspunkter. Dette kan opnås ved at gøre det akavet for folk, når de kommer for sent. For eksempel ved at låse døren eller klappe sarkastisk, når de træder ind.

Sørg desuden for at rammerne omkring mødet er i orden. Det betyder, der skal være plads ved bordet, og er der ikke det, må man f.eks. finde et plankebord til salg og indkøbe det, så alle kan sidde samlet og have plads til PC og noter.

Der skal også være en projekter klar, internetopkobling og kaffe på bordet, så alle er parat til mødets start.

Desuden SKAL telefoner slukkes. De bidrager med INTET og stjæler folks opmærksomhed.

Husk til sidst at uddelegere opgaver og opfølgninger med konkrete datoer, så I holder hinanden op på det I er nået frem til.